Semnătura electronică
Alegerea soluției potrivite de semnătură electronică poate fi dificilă având în vedere că există numeroase opțiuni!
Noi am testat numeroase soluții de semnătură electronică și oferim recomandările necesare pentru a alege varianta care răspunde cel mai bine specificului companiei dumneavoastră, care poate fi integrată cu alte sisteme utilizate!
Oferim:
- cunoștințele necesare pentru alegerea soluției care să permită semnarea documentelor de oriunde, luând în considerare numărul de utilizatori, dimensiunea documentelor, volumul acestora și platformele utilizate
- dezvoltarea funcționalităților atât în mod direct în platformele DocuWare sau JobRouter, cât și prin recomandarea partenerilor noștri
- opțiuni de tarifare în conformitate cu numărul de semnatari necesari.
Beneficiile adoptării soluției de semnare electronică a documentelor:
- eliminarea etapelor cu imprimarea, scanarea și trimiterea pe e-mail a documentelor
- opțiuni flexibile de semnare electronică a documentelor, de pe orice dispozitiv mobil
- identificarea facilă a etapei în care se află documentele (trimise, primite, semnate)
- siguranța autenticității informațiilor comerciale importante
- înștiințarea automată a responsabilului că un document este disponibil pentru semnare electronică
- îmbunătățirea experienței oferite clienților și colaboratorilor deoarece aceștia pot semna rapid și ușor documentele
- economisirea spațiului, reducerea costurilor cu hârtia și transportul pentru categoriile de documente care nu necesită păstrarea în format fizic.
- continuitatea și controlul asupra tranzacțiilor
- îmbunătățirea relațiilor companiei cu angajații și colaboratorii prin scurtarea timpului de semnare a unui document, utilizând semnătura electronică
- reducerea riscurilor de afaceri pe măsură ce procesele rulează și se închid mai repede.
- fluxurile implementate permit semnarea electronică a contractelor cu colaboratorii, avizelor sau a altor tipuri de documente.
- opțiunea de identificare a pasului în care se află documentul trimis la semnat, foarte util mai ales atunci când sunt implicați mai mulți semnatari.
Facilităm accesul la următoarele soluții de semnătură electronică
- Validated ID sau DocuSign pentru semnarea documentelor într-un flux de lucru DocuWare - prin care documentele sunt semnate digital de un furnizor de servicii de încredere verificat.
- Documentele sunt transferate automat între DocuWare și furnizorul de servicii de încredere, iar angajații sunt anunțați când un document este disponibil pentru semnare.
- Colectați semnăturile electronice pentru un document de la toți angajații relevanți, chiar dintr-un singur flux
- Selectați niveluri de securitate avansate sau calificate
- Stocați certificatele pentru o semnătură la nivel central la furnizorul extern de servicii, astfel încât acestea să poată fi recuperate în orice moment
- Salvați documentul cu semnătura electronică într-un format potrivit în cazul unui audit.
- JobRouter® Sign, semnătura electronică integrată în platforma JobRouter - prin care gestionarea documentelor respectă standardele și reglementările legale prin certificarea ca furnizor de servicii de încredere.
Caracteristicile JobRouter® Sign
- Controlul fluxurilor de lucru automatizate în cadrul proceselor de semnare, de la pregătire și execuție până la finalizarea procesului de semnare
- Permite adăugarea semnăturii electronice în orice proces optimizat și lansarea oricăror subprocese în cadrul procesării semnăturii
- Accesul la documentația completă a tuturor etapelor intermediare, a persoanelor implicate și a acțiunilor efectuate
- Arhivarea documentelor în cazul unui audit
- Reducerea interogărilor și provocărilor de conformitate prin procese și notificări clare.
Serviciul de semnătură electronică integrată cu platformele DocuWare și JobRouter îmbunătățește fluxurile de lucru și permite companiilor să continue activitatea cu semnături obligatorii din punct de vedere juridic, ușor accesibile direct în soluția tehnologică folosită.
Avantajele adoptării semnăturii electronice
- Eliminarea riscului de schimbare al unui document sau de semnare al acestuia de către o persoană neautorizată.
- Accesul facil la documentele necesare pentru a dovedi conformitatea.
- Eliminarea blocajelor cauzate de solicitarea părților implicate să tipărească, să semneze și să scaneze documente trimise prin e-mail sau prin așteptarea returnării documentelor pe hârtie semnate prin poștă.
- Accesul de pe dispozitivele mobile ce servește nevoilor angajaților, ale clienților și furnizorilor distribuiți geografic în diverse locații.
- Eliminarea timpului pe care personalul îl petrece depunând, introducând date, arhivând și recuperând informații.
